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起業 2017/07/31

電話応対で会社のイメージが決まるかもしれない

[この記事は2018年10月4日に更新されました]

大企業であれば電話応対のプロフェッショナルがいるかもしれません。しかし、少人数制の企業の場合はそうはいかないですよね。

忙しいから、営業電話しかこないから、といって電話応対を雑に行っていませんか?

知らないうちに会社のイメージが悪くなっているかもしれません。

男性
いやいや、取引先はうちの会社のことわかってるから

そう思ったみなさん、電話をかけてくる人は誰しもがあなたの会社のことを知っているとは限りませんよ?

ある一本の電話によって、その組織全体が悪いイメージしか持てなくなりました。

今回は実体験を元に私が思う電話応対のポイントを3つご紹介します。

1.トーンは高めに、はきはきとしゃべる

電話応対に慣れていない人によくありがちなのが、ごもごもとしゃべってしまうこと。

電話は相手の顔が見えません。ゆえに声が全ての情報になります。

自信がなくてつい小さい声でしゃべってしまうと何も伝わらず、悪い印象を与えてしまいます。

言葉遣いも大切ですが、言葉遣いよりも自信を持って話すことが大切と私は考えます。

また、電話ではいつもより1トーン高めに話すと聞き取りやすく、好印象です。

2.全ての人に優しく、丁寧な対応

商売を始めると営業電話が増えるといいます。

「社長様いらっしゃいますか?」

こんなセリフで尋ねてきた人はほぼ営業電話とみて間違いないですが(そもそも社長に様をつけることもおかしい)

だからといって、雑に対応してしまうのは可能性をゼロにしてしまいます。

営業電話でも、もしかしたらいい情報が得られるかもしれません。はたまた、実は営業電話じゃなかった!という事態も防げます。

電話を置く際もガチャ切りをしないように静かに切りましょう。

3.時にはかけ直すという選択も

「お声が遠いようですが・・・」

外出先で電話を出たとき周りの音がうるさかったり、電波が悪かったり、相手の声が聞き取りづらい状況があると思います。

そんなときにはかけ直すことも必要です。

これもよくありがちなのですが、ずっと保留にしてしまう行為。

相手の時間を奪ってしまうだけでなく、対応が悪いという印象を与えてしまいます。

すぐには対応できないかもしれない、と思ったらわかり次第、折り返すように伝えましょう。

マニュアル通りにはいかないが、予備知識はあるといい

電話応対に答えはありません。

相手や状況などにより応対方法は変わるので、マニュアル通りにいかないことがほとんどでしょう。

しかし、予備知識があるとないでは心の余裕度が違います。

常に適度な緊張感を持って、相手のことを考えながら電話応対をするように心がけましょう。

一本の電話があなたの会社の運命を左右するかもしれないというお話でした。

 

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