月初連絡を効率化！Gmailテンプレート機能の使い方

月初連絡、毎日の報告メール、顧客からの質問対応…メール作成って意外と時間がかかりますよね。

そんな方は必見！

Gmailのテンプレート機能を活用して、メール業務を効率化しましょう！

当記事ではGmailテンプレートの使い方をご紹介します。

Gmailテンプレート機能の概要

Gmailテンプレートはよく使うメール文章を保存しておき、必要なときに呼び出して使用できる機能です。

テンプレートの呼び出しはメール作成中に行えるので、わざわざ以前のメールを探す必要もありません。

定型文を何度も入力する手間が省け、メール作成の時間を大幅に短縮できます。

テンプレートの活用例

• 顧客への定期的な案内メール
• 仕事の依頼や確認メール
• お礼やフォローアップメール
• よくある質問への回答

【準備】テンプレート機能の有効化

Gmailのテンプレート機能を使うには、まず機能を有効にする必要があります。

＜テンプレートの有効化手順＞

1. Gmailの設定（歯車アイコン）をクリック
2. 「すべての設定を表示」を選択
3. 「詳細」タブを開く
4. 「テンプレート」の項目を「有効にする」に設定
5. 「変更を保存」をクリック

テンプレート機能の有効化手順（画像付き）

1.Gmailの設定（歯車アイコン）をクリック

2.「すべての設定を表示」を選択

3.「詳細」タブを開く

4.「テンプレート」の項目を「有効にする」に設定

5.「変更を保存」をクリック

テンプレートの作成方法

テンプレートの有効化ができたら次はテンプレートを登録しましょう。

＜テンプレートの作成方法＞

1. 新規メール作成画面を開く
2. テンプレートにしたい文章を入力
3. 画面右下の「その他のオプション」（3点リーダー）をクリック
4. 「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択
5. テンプレート名を入力して「保存」

テンプレートの作成手順（画像付き）

1.新規メール作成画面を開く

2.テンプレートにしたい文章を入力

3.画面右下の「その他のオプション」（3点リーダー）をクリック

4.「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択

5.テンプレート名を入力して「保存」

テンプレートを編集したいときは？

テンプレートを上書きすればOK！

「下書きをテンプレートとして保存」を選んだ後、テンプレートのタイトルを選ぶと上書きできます。

テンプレートの使用方法

実際にGmailテンプレートを使ってみましょう！

＜テンプレートの使用手順＞

1. 新規メール作成画面を開く
2. 画面右下の「その他のオプション」（3点リーダー）をクリック
3. 「その他のオプション」→「テンプレート」→「テンプレートを挿入」を選択
4. 使用したいテンプレートをクリック
5. 必要に応じて内容を編集して送信

テンプレートの使用手順（画像付き）

1.新規メール作成画面を開く

2.画面右下の「その他のオプション」（3点リーダー）をクリック

3.「その他のオプション」→「テンプレート」→使用したいテンプレートを選択

4.必要に応じて内容を編集して送信

テンプレート機能の注意点

• テンプレートは最大50個まで作成可能
• PCのブラウザ版Gmailでのみ利用可能（スマホアプリでは使用不可）
• 宛先や添付ファイルはテンプレートに含められない
• テンプレートのタイトル＝件名

特に「テンプレートのタイトル＝件名」には注意！

わかりやすいようにテンプレート名を編集するとそのまま件名に反映されてしまいます。

私の場合、件名にメールを送信した日付を記載するため「●/●」とテンプレートに登録をしています。

上記のような場合、そのまま送らないように気をつけましょう。

Gmail送信予約と併用すればさらに効率アップ！

このように、Gmailのテンプレート機能を活用すればメール作成時間を大幅に短縮できます。

さらに、Gmailの送信予約と併用すれば事前にメールを準備しておき、毎月決まった日時に自動で送信することも可能です。

月初や月末など忙しい時期の業務負担を軽減し、重要な連絡の送り忘れも防げますね！

▼Gmailでの予約送信の方法は過去の記事でご紹介しています

ぜひよく使うメール文章をテンプレート化して、業務効率アップを図ってください。