まほろば@mahoroba148です。
新型コロナウイルスの影響で在宅勤務・テレワークになった方も多いのではないでしょうか？
緊急事態宣言が全国に発令された影響で今週（2020年4月20日～）は取引先・提携先からも「在宅勤務になりました」というご連絡をいただくようになりました。
取引先・提携先も在宅勤務になっている現在、コミュニケーションの取りづらさを実感しています。
そこで、在宅勤務で意識したい3つのことをまとめました。
在宅勤務で不安な方はもちろん、在宅勤務で気が緩んでしまっている方に向けて書きます。
目次
在宅勤務で意識したい3つのこと
先に結論から申し上げますと
- こまめに報連相
- 時間を決める
- 小さな目標の達成を繰り返す
なんだ当たり前のことじゃないか
はい、そうです。当たり前のことです。
在宅勤務に関わらず、通常の仕事でも大切な3つのこと。
しかし自宅作業になると不思議と怠けてしまうものです。
私はフリーランスなので以前から自宅で作業をしています。
最初は通勤がなくてうれしいだとか、好きなことができるだとか、毎日喜んで仕事をしていましたが、あっという間に怠けました…。
コワーキングスペースを借りたり、日報を書いたり、いかに自分が怠けないようにするか考えて現在に至ります。
そんな怠け者の私の体験談に基づく考えです。
こまめに報連相
報連相（ほうれんそう）
- 報告…今、こういう状況です
- 連絡…みなさんにお知らせです
- 相談…これ、どうしたらいいですか？
職場で顔を合わせれば行いやすい報連相。
在宅勤務の現在ですと、話のついでに相談もできません。
また、取引先も在宅勤務になっていると担当者が不在や体調不良の場合「〇〇さんへ伝言をお願い」なんてこともできません。
相手の顔が見えないからこそ、こまめな報連相が必要です。
そのためには事前に連絡方法を明確にしておきましょう。
- 電話番号は？
- 主な連絡方法は？（メール？チャットサービス？）
- 連絡可能時間は？
など
社内ルールはもちろん、取引先との共有を行いましょう。
あとで確認できるように書面やメールなどで残しておくと良いでしょう。
検討中も「返さない」のではなく「検討中」と送る
私は報連相の中で報告を一番意識しています。
報告とは、現在の状況を伝えること。
検討中なのか、進行中なのか、完了しているのか、報告しないと相手には何も伝わりません。
むしろ「あいつ何もやってないな」と悪い印象を与える可能性が高いです。
確認をとらないと返答できない案件に関しても、とりあえず返信をする。
[speech_bubble type=”rtail” subtype=”L1″ icon=”man_sp.png” name=””]恐れ入りますが現在検討中です[/speech_bubble]
[speech_bubble type=”rtail” subtype=”L1″ icon=”women.png” name=””]社内で確認を取りますので少々お待ちください[/speech_bubble]
一言でも返信があると安心します。
返答方法は主な連絡方法にもよりますが、チャットサービスであれば「確認しましたよ」のスタンプやリアクションがあるだけでも好印象です。
時間を決める
時間を決める対象は2つあります。
- 勤務時間
- 各タスクの時間
1.勤務時間
もしあなたの会社がフレックスタイムなどで、在宅勤務時間も自分自身で調整できるようであれば、まずは勤務時間を決めてください。
勤務時間を決めないと仕事とプライベートの境目がわかりづらくなります。
仕事とプライベートの境目がわかりづらくなると「集中できない」「疲れがたまりやすくなる」可能性が高いです。
恥ずかしながら私自身、不規則な生活をしているせいでベッドで寝込んだことがありました。
慣れない仕事形態で予想以上に体は疲れています。
職場に通勤していたときと同じように仕事とプライベートを切り替えるため、勤務時間を決めましょう。
2.各タスクの時間
取り掛かっているその仕事、今日の何時までやりますか？
みなさんが抱えている作業は一つではないと思います。
複数のタスクをこなさないといけない中で、
なんとなーく始めて
なんとなーくやると
絶対に終わりません！
自分自身の生産性を上げるためには各タスクの時間を決めると良いでしょう。
〇時まではAという作業→10分休憩→〇まではBという作業
というように、1日の始まりに各タスクの時間を決めましょう。
私は一点集中型なのでこまめに作業を変えるよりは同じ作業を行った方が生産性が上がります。
ただ、どうしても進まない、集中力が続かないこともあるので2時間を目安に別の作業に切り替えるようなスケジュールにしています。
小さな目標の達成を繰り返す
小さな目標の達成は生産性の向上につながります。
先ほどの「2.時間を決める」と同じで、作業の全体図を把握した上で行動できるからです。
目標自体は「〇時に起きる」「タスクをこなした」なんでもいいです。
仕事には多くの工程が含まれています。
仮に大きな目標だけにしてしまうと、なかなか達成できずにストレスも溜まってきます。
Web制作で例えると、
- 仕様作成
- デザイン
- コーディング など
さらに「仕様作成」の中には
- ヒアリング
- 競合調査
- サイトマップ構成 など
細かな工程に分かれています。
プロジェクトの達成だけで動いてしまうと、常に何かに追われているようなモヤモヤした気持ちで行わなければいけません。
そこで、自分の作業を分割して小さな目標を決めていきましょう。
小さな目標の達成を繰り返すことで、1日の生産性を向上することができるのです。
逃げることも戦略
どうしてもうまくいかない日ってありませんか？
私はあります。
「何も思いつかない」「なぜか集中できない」
そんなとき、私は逃げます。
逃げ方は主に3つあって
- インプット型：情報を取り入れる
- 脳死型：機械的な仕事をする
- 現実逃避型：仕事しない
です。
※現実逃避型はフリーランスだからこそできるので先に謝っておきますごめんなさい
インプット型はとにかくいろいろな情報を取り入れます。
本を読んだり、調べ物をしたり。
主には進行中のプロジェクトに関係する情報を取り入れるようにしていますが、マインドセットなど働き方に関する情報も含みます。
一番仕事に前向きな方法です。
脳死型は何も考えなくていい機械的な仕事をします。
データの整理や経理入力など。
正直、誰でもできるけど、やらないといけないような仕事です。
頭では何も考えなくていいので、ストレスを抑えつつ達成感が得られます。
写経に近い感じです。
現実逃避型は仕事しません！
自分がテンションの上がることをします。
最近ですと動画の編集が良い気分転換になっています。
テロップを入れることは脳死型に近い作業ですが、動画をカットするタイミングや効果音などを考える時間が良い刺激にもなっています。
ちなみに、現実逃避型の最終手段は寝ることです。
【まとめ】自分をうまくコントロールしよう
在宅勤務で意識したい3つのことは
- こまめに報連相
- 時間を決める
- 小さな目標の達成を繰り返す
でした。
人は怠けやすい、そして慣れない勤務形態は予想以上にストレスがかかります。
取引先・提携先も在宅勤務になっている現在、コミュニケーションの取りづらさを実感するようになりました。
しかし、仕事があるということはとてもありがたいことです。
まだまだ先は長そうなので、自分をうまくコントロールしながら在宅勤務を乗り越えていきましょう！